PowerPoint Labs: el secreto mejor guardado de PowerPoint

Si ya has pasado antes por mi blog, sabrás que soy una fan de PowerPoint: no solo me parece una gran herramienta para la creación de presentaciones sino también para el diseño de cursos e-Learning.

Ahora, al igual que ocurre con cualquier herramienta tecnológica, hay que saber utilizarla. En serio, las presentaciones soporíferas nada tienen que ver con el programa elegido. No hay Prezi que salve un mal diseño (de hecho, solo lo empeora y encima te marea) ni Keynote que te convierta en un Steve Jobs. Como escuché alguna vez de boca de un amigo informático, normalmente se trata del error de Capa 8, que quiere decir, que el problema se sitúa entre el asiento y el teclado 🙂

No solo tienes que ser bueno utilizando PowerPoint, sino que también tienes que conocer con qué otras herramientas es compatible. En esta ocasión te enseñaré uno de los secretos mejor guardados de PowerPoint y que además tiene un nombre que me encanta: PowerPoint Labs.

¿Qué es PowerPoint Labs?

Básicamente, es un programa que cuando lo descargas e instalas en tu ordenador, lo que realmente estás haciendo es añadir un menú adicional a tu barra de herramientas de PowerPoint que contiene una serie de recursos y animaciones pre-diseñadas que puedes aplicar sobre los textos e imágenes de tus presentaciones o contenidos educativos.

PowerPoint Labs te permite ahorrar tiempo al crear automáticamente conjuntos de animaciones que podrías igualmente hacerlas paso a paso, pero en un periodo considerable de tiempo, especialmente si no eres un experto en esta herramienta. Así que estamos hablando de una herramienta de productividad con la que podrás sacarle mayor partido a las funcionalidades que ya trae consigo PowerPoint.

Principales funcionalidades de PowerPoint Labs

Puedes ver la lista detallada de las funcionalidades directamente en la página de PowerPoint Labs, no me extenderé contándote todos sus detalles, pero sí te contaré cuáles son las 3 que me parecen más útiles a la hora de crear contenidos educativos y que más tiempo me ahorran. Vamos allá:

1. Shapes Lab

¿Te ha pasado que cada vez que quieres reutilizar objetos de presentaciones o cursos anteriores tienes que ponerte a bucear para ver dónde los dejaste? Para mí era algo habitual.. hasta que shapes lab llegó a mi vida 🙂

Shapes lab funciona como un directorio de elementos (imágenes o textos) que tú mismo gestionas y al que puedes acceder desde el propio menú de PowerPoint. Nada de salir de la presentación y buscar en archivos antiguos, nada de rehacer las formas que utilizaste en el curso del 2012, con shapes lab puedes guardar tus imágenes, organizarlas por categorías y recuperarlas desde cualquier archivo de PowerPoint.

Cuando quieras reutilizar cualquiera de tus imágenes, solo debes hacer doble clic en el objeto que desees utilizar.

Consejo de utilización: como te conté en los 4 principios básicos de diseño, es fundamental que en tus cursos online trabajes un look & feel sólido y uno de los 4 principios es la repetición. ¿Cómo puedes aprovechar shapes lab? Como repositorio de los elementos gráficos que vas a utilizar en tus diseños. Mi consejo es que a crees tus categorías de imágenes en función de los cursos que estés diseñando, para que puedas acceder de manera más rápida a tus recursos y para que compruebes que los elementos que utilizas pertenecen a la misma familia.

Recuerda que hay excelentes bancos de imágenes gratuitos en la red, aprovéchalos para crear tu propia biblioteca de recursos. Si además cuentas con Illustrator y puedes editar y/o crear tus propias imágenes vectoriales, tanto mejor, ya que podrás guardar tus imágenes como meta archivo de windows (los antiguos y nunca bien ponderados cliparts) y así serán más versátiles a la hora de reutilizarlas, ya que podrás cambiar su tamaño y color sin perder calidad.

2. Spotlight

Como su nombre lo dice, el spotlight es un punto de luz que tiene como objetivo focalizar la atención del alumno en una sección o fragmento de la imagen completa que estás enseñando. Es un recurso que me encanta, porque te permite mostrar en una primera instancia figuras, diagramas o elementos complejos o que tienen mucha información  y que por su propia naturaleza no pueden ser fragmentados desde el principio, para luego dividir esa imagen y de esta manera explicar cada una de sus partes a tus alumnos.

Mostrar el diagrama completo permite a los alumnos comprender el contexto, ver el mapa global de lo que a continuación podrán desmenuzar y digerir de una manera más simple y focalizada.

Consejo de utilización: especialmente útil cuando quieres explicar organigramas extensos, un escenario con múltiples elementos, mapas, maquinarias o incluso cuando quieres explicar los diferentes recursos de la interfaz de tu curso virtual.

Otros recursos similares: te sugiero que le dediques tiempo al menú Effects Lab, para que explores otras formas de destacar fragmentos de tu contenido.

Ojo con la sobreutilización: lo que no debes hacer con este recurso es utilizarlo sobre recuadros de texto, se trata de una herramienta que te ayudará a explicar diagramas que no son susceptibles de ser divididos de antemano. Lo que nunca puede ocurrir es que lo utilices para focalizar texto que podrías haber dividido perfectamente en varios slides, ya que pierde completamente el sentido utilizar este recurso y se transforma en un adorno. Y los adornos, en e-Learning, están prohibidos.

3. Animation slide

Si las animaciones complejas de PowerPoint se te resisten y nunca te has atrevido a crear rutas personalizadas, este efecto será tu más favorito del universo. Funciona de la siguiente manera: en una página creas tu slide inicial, donde los objetos que quieres animar están en la posición original. Luego, creas un segundo slide donde localizas los objetos en el lugar en el que deberían estar al final de la animación. Y luego aprietas el botón Animation slide y voilá!

Lo que hace Animation slide es crear un slide intermedio en el que recrea la animación que tienes en mente. Con este ejemplo te darás cuenta más fácilmente a qué me refiero con que PowerPoint Labs no es una herramienta ajena a PowerPoint sino una herramienta de productividad, ya que podrás ver la serie de animaciones que ha generado de manera automática para crear el efecto, animación que tú mismo podrías hacer, eso sí, invirtiendo un montón de tiempo y esfuerzo.

Estas son mis tres funcionalidades favoritas de PowerPoint Labs, pero hay muchas más que te recomiendo explorar.

Como bonus track te cuento las ventajas de dos opciones que aparecen cuando haces clic con el botón derecho:

• Edit name: de verdad no entiendo porqué esta funcionalidad no viene de fábrica en PowerPoint, por eso agradezco tanto al equipo de PowerPoint Labs que lo haya creado. Es tan simple como que ahora puedes nombrar los diferentes elementos que tienes en cada diapositiva, lo cual simplifica enormemente el trabajo de animación cuando tienes muchos elementos similares en tu página. Un pequeño paso para PowerPoint, un gran paso para el diseño instruccional 🙂
• Convert to Picture: como su nombre lo dice, este menú convierte cualquier elemento de la diapositiva en una imagen. Incluso puedes convertir recuadros de texto en imágenes. Te estarás preguntando para qué quisiera yo convertir un recuadro en una imagen y la respuesta es: cuando quieres redimensionar un objeto y aplicarle algún efecto solo disponible para las imágenes. Hasta ahora, para hacer esto tenía que guardar las imágenes en mi disco duro luego volver a insertarlas y aplicar los efectos, ahora me ahorro ese paso y aumento la productividad 🙂

No lo he mencionado, pero lo mejor de todo es que PowerPoint Labs es gratis, al menos por ahora. Así que no pierdas tiempo y descárgalo antes que a los creadores se les pongan los dientes largos y empiecen a cobrar por él. Puedes acceder a la página aquí.

Si te interesan aprender más sobre PowerPoint, puedes ver esta entrada sobre 10 Trucos de PowerPoint para e-Learning.

¿Ya lo conocías? ¿Has jugado con sus efectos? Cuéntame en los comentarios y compartamos trucos, yo seguiré investigando y te contaré más en próximos artículos 🙂